Política de privacidad

En Ubiqo creemos que una política de privacidad debería poder leerse de principio a fin sin un abogado al lado. Este documento explica qué información recopilamos, para qué la usamos y qué control tiene usted sobre ella.

Ubiqo es una plataforma de operaciones que permite a las empresas centralizar la historia, la ubicación, el inventario y el movimiento de sus activos físicos: inventario, ubicaciones, movimientos, envíos y contenedores, órdenes operativas, documentos y fotos, etiquetas QR y una línea de tiempo por activo. Está pensada para importadores y distribuidores de América Latina.

Cuando en este documento decimos "Ubiqo", "nosotros" o "nuestro", nos referimos al equipo que opera el servicio Ubiqo. Somos un producto en etapa temprana, actualmente en fase piloto, y todavía no existe una entidad legal constituida detrás del proyecto. Preferimos decirlo con claridad antes que aparentar una estructura que no tenemos. Para cualquier asunto de privacidad puede escribirnos a victorjmanrique@gmail.com.

Esta política cubre los siguientes servicios, a los que llamamos en conjunto "el Servicio":

• La aplicación web disponible en app.ubiqo.app.
• La API disponible en api.ubiqo.app.
• La aplicación móvil Ubiqo para iOS y Android.
• El sitio informativo publicado en ubiqo.app.

Ubiqo es una herramienta empresarial (B2B) y funciona por organizaciones. Si usted usa Ubiqo porque su empresa le dio acceso, esa organización decide qué información se carga en la plataforma, quién puede verla y durante cuánto tiempo se conserva. Las políticas internas de su organización aplican a ese contenido junto con esta política. Cuando exista una duda sobre el contenido operativo, la organización es quien decide y nosotros actuamos siguiendo sus instrucciones.

Al usar el Servicio, usted acepta las prácticas descritas en este documento. Si no está de acuerdo con ellas, por favor no utilice Ubiqo.

Recopilamos únicamente la información necesaria para que el Servicio funcione, para mantenerlo seguro y para cumplir obligaciones legales. La agrupamos en cinco bloques.

Datos de cuenta

Son los datos que identifican a la persona que inicia sesión:

• Nombre que usted registra en su perfil.
• Dirección de correo electrónico, que es además su identificador de acceso y el canal de los correos transaccionales.
• Contraseña, almacenada siempre en forma de hash. No guardamos ni podemos leer su contraseña en texto plano.
• Cookies de sesión, limitadas a los subdominios de ubiqo.app, que mantienen su sesión iniciada entre la aplicación web y la API. Son necesarias para el funcionamiento del Servicio y no se usan con fines publicitarios.

Datos de la organización

Ubiqo es multiinquilino: cada organización es un espacio separado. Para sostener esa separación registramos:

• La organización o las organizaciones a las que pertenece su cuenta.
• Su rol y sus permisos dentro de cada organización.
• Las invitaciones enviadas y recibidas, incluyendo el correo electrónico de la persona invitada, quién la invitó y el estado de la invitación.
• La atribución de autoría de cada acción: toda modificación queda registrada en una línea de tiempo, con el usuario que la realizó y la fecha y hora en que ocurrió.

Contenido operativo

Es la información que su organización carga en Ubiqo para operar. Nosotros no la generamos ni la solicitamos: la recibimos y la almacenamos por cuenta de la organización. Incluye:

• Activos, categorías, series, lotes, campos personalizados y estados operativos.
• Cantidades de inventario, costos, valores y niveles mínimos de existencias.
• Ubicaciones (bodegas, zonas, racks, posiciones), incluidas las ubicaciones en tránsito.
• Movimientos de inventario: entradas, salidas, traslados, reservas, consumos, ajustes y cambios de estado.
• Envíos y contenedores, con datos de proveedor, fecha estimada de llegada, puerto y seguimiento.
• Órdenes operativas y sus líneas.
• Contactos de negocio, que pueden incluir datos personales de terceros, como el nombre, el correo o el teléfono de un proveedor o un cliente de la organización.
• Fotos y documentos adjuntos a activos, envíos u órdenes.

Si su organización carga datos personales de terceros dentro del contenido operativo, es la organización quien debe contar con la base legal para hacerlo e informar a esas personas.

Datos técnicos

Nuestros servidores registran automáticamente información técnica de cada solicitud:

• Dirección IP.
• Tipo de navegador o de dispositivo, sistema operativo y versión de la aplicación.
• Fecha y hora de las solicitudes, rutas consultadas y códigos de respuesta.
• Registros de errores y diagnósticos técnicos.

Usamos estos datos para operar la infraestructura, detectar abusos y diagnosticar fallas. No los usamos para crear perfiles publicitarios.

Permisos del dispositivo móvil

La aplicación móvil está diseñada para el trabajo en bodega y solicita permisos limitados, siempre con su autorización explícita en el sistema operativo:

• Cámara: para escanear códigos QR de activos y ubicaciones, y para tomar fotos que se adjuntan a un activo o a una recepción. No accedemos a la cámara en segundo plano.
• Galería de fotos: únicamente para que usted seleccione una imagen existente y la adjunte. No recorremos ni indexamos su galería.
• Cola local sin conexión: la aplicación guarda en el propio dispositivo las capturas hechas sin conexión (por ejemplo, movimientos registrados en una bodega sin señal) y las sincroniza con nuestros servidores cuando vuelve la conectividad. Esa cola vive en su dispositivo hasta que se sincroniza o usted la descarta.

Puede revocar cualquiera de estos permisos desde la configuración de su teléfono. Si lo hace, las funciones que dependen de ellos dejarán de estar disponibles.

Usamos la información recopilada para los siguientes fines, y solo para ellos:

• Autenticar su identidad y mantener su sesión activa de forma segura.
• Prestar el Servicio: mostrar y procesar activos, inventario, ubicaciones, movimientos, envíos, órdenes, documentos, fotos, etiquetas QR y la línea de tiempo de cada activo.
• Sincronizar las capturas hechas sin conexión desde la aplicación móvil, evitando duplicados y conservando la fecha y hora en que ocurrió realmente la operación.
• Enviar correos transaccionales necesarios para el funcionamiento del Servicio: invitaciones a una organización, verificación de cuenta, recuperación de contraseña y notificaciones operativas. Se envían desde notificaciones@ubiqo.app.
• Brindar soporte y responder sus consultas.
• Proteger la seguridad del Servicio: detectar accesos indebidos, prevenir fraude y abuso, y auditar operaciones sensibles.
• Mejorar el producto a partir de métricas de uso agregadas y de los errores reportados.
• Cumplir obligaciones legales y responder requerimientos válidos de autoridades competentes.

Lo que no hacemos

Estos compromisos son parte del producto, no una promesa informal:

• No vendemos ni alquilamos sus datos personales a nadie.
• No mostramos publicidad dentro del Servicio ni permitimos que terceros hagan seguimiento publicitario en él.
• No usamos el contenido de nuestros clientes para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni propios ni de terceros.

Hoy no cobramos suscripción por el uso de Ubiqo, porque el producto está en fase piloto. Podremos introducir tarifas más adelante, con aviso previo razonable. Ese cambio no alteraría los compromisos anteriores.

No vendemos su información. La compartimos únicamente en los tres supuestos que se describen a continuación.

Proveedores de infraestructura (subencargados)

Ubiqo se apoya en proveedores que procesan datos por cuenta nuestra, bajo contrato y limitados a la finalidad de prestar el Servicio. Estas son las categorías y los ejemplos actuales:

• Base de datos en la nube: Neon (PostgreSQL), con almacenamiento en Estados Unidos.
• Hospedaje web y almacenamiento de archivos: Vercel, incluido Vercel Blob para las fotos y los documentos que su organización carga.
• Hospedaje de la API: Railway y Render.
• Correo transaccional: Resend, para invitaciones y notificaciones del Servicio.
• Compilación y actualización de la aplicación móvil: Expo y EAS.
• Distribución de la aplicación móvil: Apple App Store y Google Play (cuando la aplicación esté disponible en esas tiendas).

Estos proveedores acceden solo a los datos necesarios para su función y no están autorizados a usarlos para fines propios. La lista puede cambiar a medida que evoluciona el producto y mantendremos esta sección actualizada.

Requerimientos legales

Podremos divulgar información cuando la ley lo exija o cuando una autoridad competente lo requiera de forma válida, así como cuando sea necesario para ejercer o defender derechos legales, o para proteger la seguridad de las personas o del Servicio. Salvo prohibición legal, avisaremos a la organización afectada antes de entregar información.

Cambios en el negocio

Si en el futuro Ubiqo se constituye como sociedad, se fusiona, es adquirido o transfiere sus activos, la información podrá transferirse como parte de esa operación. En ese caso, quien la reciba quedará sujeto a compromisos de privacidad al menos equivalentes a los de esta política y se lo comunicaremos con antelación razonable.

Fuera de estos supuestos, no compartimos su información con terceros.

Ubiqo es una herramienta B2B, así que los roles de tratamiento de datos dependen del tipo de información.

La organización es responsable del contenido operativo

Respecto del contenido operativo (activos, inventario, ubicaciones, movimientos, envíos, órdenes, contactos de negocio, fotos y documentos), la organización cliente actúa como responsable del tratamiento. Ella decide qué información carga, con qué finalidad, quién de su equipo puede verla y cuándo se elimina.

Ubiqo actúa como encargado del tratamiento sobre ese contenido: lo procesamos siguiendo las instrucciones de la organización y no lo usamos para finalidades propias distintas de operar y asegurar el Servicio.

Ubiqo es responsable de los datos de cuenta

Respecto de los datos de cuenta y de los datos técnicos (nombre, correo, contraseña en hash, sesiones, registros de acceso), Ubiqo actúa como responsable del tratamiento, porque somos nosotros quienes definimos su finalidad: autenticar usuarios, prestar el Servicio y protegerlo.

Qué significa esto para sus solicitudes

Si usted nos pide acceder, corregir o eliminar contenido operativo de una organización, es probable que le pidamos dirigir la solicitud al administrador de esa organización, o que se la traslademos a él, porque no nos corresponde decidir sobre datos que la organización controla. Si su solicitud se refiere a sus datos de cuenta, la atendemos directamente.

Si una organización deja de usar Ubiqo, sus administradores siguen siendo el punto de contacto para las solicitudes sobre el contenido que cargaron.

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la información:

• Cifrado en tránsito: todo el tráfico entre sus dispositivos y nuestros servidores viaja sobre HTTPS/TLS.
• Contraseñas almacenadas con funciones de hash de un solo sentido. Nadie en Ubiqo puede ver su contraseña.
• Aislamiento multiinquilino: cada consulta se filtra por la organización activa derivada de su sesión autenticada, nunca por datos enviados desde el cliente. Una organización no puede leer los datos de otra.
• Control de acceso por roles dentro de cada organización.
• Línea de tiempo de auditoría de solo adición: cada modificación queda registrada como un evento inmutable, con su autor y su fecha, visible para su organización. Los eventos no se editan ni se borran.
• Sesiones con cookies restringidas a los subdominios de ubiqo.app.
• Copias de seguridad periódicas de la base de datos.

Aun así, ningún sistema conectado a internet es completamente seguro. No podemos garantizar de forma absoluta la seguridad de la información, y usted también tiene un papel: use una contraseña fuerte y única, no la comparta y revise periódicamente quién tiene acceso a su organización.

Si detectamos un incidente de seguridad que afecte sus datos personales, se lo notificaremos sin demora indebida con la información disponible y lo reportaremos a las autoridades cuando la ley aplicable lo exija. Si usted detecta una vulnerabilidad, le agradecemos reportarla a victorjmanrique@gmail.com.

Conservamos la información solo mientras sea necesaria:

• Datos de cuenta: mientras su cuenta esté activa.
• Contenido operativo: mientras la organización mantenga activa su cuenta en Ubiqo o hasta que solicite su eliminación.
• Datos técnicos y registros de acceso: por períodos acotados, suficientes para diagnosticar fallas y detectar abusos.
• Eventos de la línea de tiempo: mientras exista la organización, porque son el registro de auditoría de sus operaciones.

Puede solicitar la eliminación de su cuenta o de los datos de su organización escribiendo a victorjmanrique@gmail.com. Atenderemos la solicitud en un plazo razonable y, cuando se trate de contenido operativo, la coordinaremos con el administrador de la organización.

Tras una eliminación, los datos pueden permanecer durante un tiempo en copias de seguridad. Esas copias se purgan según un calendario de rotación y, mientras tanto, quedan fuera de uso operativo y sujetas a las mismas medidas de seguridad.

Podremos conservar cierta información por más tiempo cuando una obligación legal, contable o probatoria lo exija, o cuando sea necesaria para resolver disputas o hacer cumplir nuestros términos. En ese caso la limitamos al mínimo indispensable.

Usted tiene control sobre su información. Según la ley aplicable en su país, puede ejercer los siguientes derechos:

• Acceso: conocer qué datos personales suyos tratamos y con qué finalidad.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Supresión: solicitar la eliminación de sus datos, con los límites legales que correspondan.
• Portabilidad: obtener una copia de su información en un formato de uso común. La aplicación web permite exportar el inventario y los datos operativos a Excel en cualquier momento.
• Oposición y limitación: oponerse a determinados tratamientos o pedir que se limiten.
• Revocación del consentimiento: retirar el consentimiento otorgado, sin que ello afecte la licitud del tratamiento realizado antes.
• Reclamación: presentar una queja ante la autoridad de protección de datos de su país.

Para ejercerlos, escríbanos a victorjmanrique@gmail.com indicando el derecho que desea ejercer y la cuenta o la organización involucrada. Podremos pedirle información adicional para verificar su identidad y responderemos dentro de los plazos que fije la ley aplicable en su país. El ejercicio de estos derechos es gratuito.

Si su solicitud recae sobre contenido operativo cargado por una organización, aplicará lo previsto en la sección de roles: la dirigiremos al administrador de esa organización.

Ubiqo opera en toda América Latina, así que sus derechos se rigen por las leyes de protección de datos aplicables en su país. A modo de ejemplo, entre los marcos vigentes en la región están la Ley 1581 de 2012 en Colombia, la LFPDPPP en México, la LGPD en Brasil y la Ley 25.326 en Argentina. Esta enumeración es ilustrativa y no excluye la legislación de otros países.

Nuestra infraestructura está alojada en Estados Unidos. Esto significa que su información, incluidos los datos de cuenta y el contenido operativo de su organización, se procesa y se almacena en servidores ubicados en ese país, aunque usted se encuentre en América Latina o en cualquier otra región.

Las leyes de protección de datos de Estados Unidos pueden diferir de las de su país y no necesariamente ofrecen el mismo nivel de protección. Al usar el Servicio y cargar información en él, usted acepta y consiente esta transferencia internacional.

Aplicamos las siguientes garantías a esas transferencias:

• Contratos con nuestros proveedores que los obligan a tratar los datos solo por instrucción nuestra y a mantener medidas de seguridad adecuadas.
• Cifrado en tránsito y control de acceso por organización, en los términos de la sección de seguridad.
• Limitación de los datos transferidos a lo estrictamente necesario para prestar el Servicio.

Si la ley aplicable en su país exige una autorización específica, un mecanismo formal de transferencia o cláusulas contractuales adicionales, escríbanos a victorjmanrique@gmail.com para atenderlo.

Ubiqo es una herramienta de trabajo dirigida a empresas y a sus equipos. El Servicio no está dirigido a menores de 18 años y su uso requiere tener al menos esa edad.

No recopilamos de forma consciente datos personales de menores de 18 años. Si llegamos a saber que hemos recibido información de un menor sin la autorización que corresponda, eliminaremos esa información y la cuenta asociada.

Si usted es madre, padre o tutor y cree que un menor nos ha proporcionado datos personales, escríbanos a victorjmanrique@gmail.com y actuaremos de inmediato.

Ubiqo es un producto en evolución, así que esta política puede cambiar: añadiremos funciones, cambiaremos proveedores de infraestructura o ajustaremos prácticas. Cuando eso ocurra, actualizaremos este documento.

La fecha de última actualización siempre aparece al inicio de la página. Le recomendamos revisarla de vez en cuando.

Si el cambio es sustancial, por ejemplo una nueva finalidad de uso de sus datos o una nueva categoría de destinatarios, se lo notificaremos con antelación razonable por correo electrónico a la dirección asociada a su cuenta o mediante un aviso visible dentro del Servicio.

Si continúa usando Ubiqo después de que un cambio entre en vigor, entenderemos que acepta la política actualizada. Si no está de acuerdo, puede solicitar la eliminación de su cuenta.

Si tiene preguntas sobre esta política, sobre cómo tratamos su información, o si desea ejercer sus derechos, escríbanos:

• Correo de privacidad y asuntos legales: victorjmanrique@gmail.com
• Remitente de nuestros correos transaccionales: notificaciones@ubiqo.app
• Sitio web: https://ubiqo.app

Somos un equipo pequeño, así que respondemos personalmente. Le pedimos indicar en su mensaje la organización y la cuenta involucradas para poder ayudarle más rápido.

También puede presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de su país si considera que no hemos atendido su solicitud adecuadamente.